Excel 小教室 – 设定自动回復、自动备份功能,以免当机时资料遗失

一般来说微软 Office 系列预设都有自动回復功能,当你当机后再次开启文件会立即显示,只是很多人不知道从哪里可以进阶设定,例如希望修改自动恢復的时间段等等,而自动备份功能则是比较隐藏,没有特别设定的话是不会帮你备份成另一个檔案的,今天阿汤针对 Excel 来示范,大家可以藉此再次检查程式设定,并建立备份,避免停电、当机时没储存的资料又得再打一遍。

如何设定自动回復、自动备份?

开启文件,左上角图示点开,在下方找到「Excel 选项」。

Excel 小教室 – 设定自动回復、自动备份功能,以免当机时资料遗失

点开视窗后,到储存区块检查有没有勾选「储存自动回復资讯时间间隔」,预设是 10 分钟,如果你觉得不安全可以往下设定成 5 分、3 分…再确认一下储存的檔案位置,按确定。

Excel 小教室 – 设定自动回復、自动备份功能,以免当机时资料遗失

再来看自动备份,一样打开左上角找到另存新檔 → 其他格式,然后点开「工具」清单选择「一般选项」。

跳出这个小视窗,勾选建立备份,密码、唯读檔看你要不要设,如果只是一般文件阿汤是觉得不用。

Excel 小教室 – 设定自动回復、自动备份功能,以免当机时资料遗失

跳出后会出现另一个原始檔案名称的备份檔,表示设定成功。

Excel 小教室 – 设定自动回復、自动备份功能,以免当机时资料遗失

来测试看看,上方是原始檔,阿汤新增了「测试 2、测试 3」这两行字,储存后关闭,再开启备份檔会呈现「未新增文字前」的内容,因为备份的意义就是保留你上次编辑并储存的纪录。

Excel 小教室 – 设定自动回復、自动备份功能,以免当机时资料遗失

再来测试前面说的自动回復功能,阿汤将电脑直接关闭电源模拟停电,再开机,开启文件后果然出现了两次自动储存的纪录让你选取,因为阿汤之前已经把自动回復的时间间隔改成 3 分钟,所以当你继续编辑文件但没存檔,系统会默默在后台帮你储存,因此前面阿汤才说最好将间隔缩短以利资料存取。

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