Excel 小教室 – 使用「资料验证」製作下拉式选单,就不怕输入错误

建立人事资料表是很麻烦的事情,尤其员工很多的公司如果要求纪录的项目又很多,一个一个打实在很累,其实我们可以将一些固定的资料製作成清单,例如性别、血型、星座等,目前都是那几个不会变动,就建立一个下拉式选单并利用「资料验证」的方式,让你在选择的同时也不会出错,而这样的清单因为是自订的,也可随时变更内容方便活用,直接用滑鼠点选,省去不少键盘输入的时间。

如何使用「资料验证」製作下拉式选单?

假设现在要建立一个星座的清单,先选择一整个「星座」栏位,再到资料 → 资料验证。

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设定资料验证准则,储存格内允许「清单」,右边两个项目预设勾选,然后在「来源」的地方输入清单内容并以逗号分开。

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成功,现在只要在这个栏位点选员工的星座即可。

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生日日期也能用这个方式,虽然我们没办法像一些网站或 APP 一样将年月日分开设定让你可以都用选的(也是可以啦但不建议…),但可以建立一个日期范围,让你不会输入错误的资讯,毕竟数字很容易打错的,来吧,选日期栏后一样点资料验证,储存格内允许「日期」→ 资料「介于」,并输入开始与截止日。

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那么像「2000」年出生这样不符定义的内容,就无法输入了(因为这个公司不录取未成年人与 40 岁以上人士…)

如果你的清单可能或者经常变动,那么你可以使用「范围」的方式,到资料验证后在「来源」点旁边的图示。

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然后用滑鼠拉资料来源的范围。

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这样就会形成比较好编辑的下拉清单。

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而当资料来源有变动,清单内容也会同时变更。

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不过你会发现这样很丑,因为将资料来源清单放在同一张表格,如果要印出来就不太方便,那么我们可以将资料放在其他工作表中(假设叫工作表 2),然后利用「名称管理员」,编辑名称并用滑鼠选择参照范围。

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这份清单就会在你的「名称管理员中」,就算切换到其他工作表也可以用。

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我们就回到刚刚的工作表(工作表 1),用资料验证,但在来源的地方输入「=」加上刚刚编辑的名称。

一样是会完整的显示清单,且不会让清单内容占掉表格以外的位置。

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小麻烦的是如果要改内容,就要点开名称管理员,例如新增「经验分享」项目,就要更改参照范围。

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在工作表 2 选取更改后的清单范围。

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再回到工作表 1,刚刚增加的内容就同步更新了。

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