你不可不知的 10 项 Word 隐藏版小技巧:大纲模式、图表、文件检查及翻译等等

Word 有不少隐藏版功能,有的阿汤也不知道,相信大家也不可能一开始什么都会,都是一样慢慢摸索,学到好用的就分享给大家,像隐藏图片、取代、群组图片等,有的可能看起来微不足道,但如果懂得运用可能会在关键时刻发挥极大效果,今天要介绍 10 项小技巧,包括:切换功能区、大纲模式、双击以输入文字,图表转换、方程式,活用剪贴簿、翻译、调整字距,检查文件及隐藏文件,往下看吧。

你不可不知的 10 项 Word 隐藏版小技巧:

以下用 Word 2016 版来作示范,大部分功能 2013 甚至 2010 版就有,如果你找不到这项功能,那应该就是版本不符了。

  • 切换功能区来集中注意力

有些时候我们需要用一些小技巧来集中注意力,例如调整上排的「功能区」,当你文字越打越多挤满了画面,或是包含图片表格等乱七八糟的东西,可能会需要更清爽的版面来釐清思绪,这时候我们可以取消固定,改以摺迭的方式让功能区自动隐藏,需要的时候再点击页籤让它出来。

  • 使用大纲模式

如果你的文件内容相当长,编辑起来一定更加不容易,这时候可以在检视的地方选择「大纲模式」,再经由分层和重新排序来编辑你的大钢,这样的模式也可用在找特定的内容,快速建立草稿或格式化,增进工作效率。

  • 双击以任意输入文字

这个功能比较不好示范,简单来说就是你可以把 Word 当作草稿,这种草稿是相当自由的,只要在页面上点两次左键(尺规有开的话同时也会出现定位点),就可以输入文字并不受「位置」的限制,也就是说你可以将页面当作绘图区的画面,进行心智图或各种图表的绘製,随兴的编辑可能会激发更多灵感,不过这一切都要在 Web 版面配置下才能使用。

  • 数据转为简单的图表

有两种方式来插入图表,第一种是从插入页籤 → 图表,另一种就是从插入 → 物件 → 建立新物件,并选择 Microsoft Graph Chart,自动汇入内容后再行编辑,如果数据相当庞大,建议还是用 Excel 编辑吧。

  • 插入方程式

内建的方程式其实很强大,常见的各种公式、定理都能找得到,可以充分利用来设计自己的数学、物理或化学高级方程式,还支援笔迹可以用写的来输入,阿汤不禁想:没这项功能以前的老师们,是怎么出题目的呢?

活用剪贴簿

Word 内建的剪贴簿可以保留 24 个项目,将小箭头点开后可以看到最近剪取的内容,包含文字及图片等,并选择个别或全部贴上、清除内容,也能移动视窗放在想要的位置。

  • 翻译文件

应该不少人习惯将要翻译的文字手动复製,再贴到 Google 翻译网页上,其实微软翻译也不错用,在校阅页籤点开「翻译」,选择整篇线上翻译、只翻选取文字或迷你翻译工具,不确定的话可以跟 Google 比较看看结果。

调整字距

点开字型旁边的小箭头开启设定,到进阶区看到字元间距,再根据需求更改间距、位置及多少点以上套用,以获得更好的视觉效果,当你在 Word 上设计大字体时,字距就变得相当重要,像是电子书封面、论文封面等。

检查文件

从檔案 → 资讯 → 检查文件这项,点开查看问题 → 检查文件。

勾选要检查的项目后按下检查,结果出来显示惊嘆号的项目就是有问题的部分,可以在这里移除内容,或选择回到文件去更改,通常会用在共用的文件,如果你担心透漏的什么隐私或安全相关的内容,就可以用这个方式。

隐藏内容

Word 的文字是可以隐藏的,选取要隐藏的部分后再点开字型设定,勾选「隐藏」,底下也能预览确认一下内容,可以用在设计测验,或只是想隐藏一些不想被看到的话。

就像这样的 Q&A,可以隐藏答案之后列印出来,显示答案后再印一遍,这样的话就可以相当轻鬆的完成题目卷和答案卷了。

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