製作一份让别人方便填写资料的 Word 表单,统一大家填写的格式

阿汤其实算蛮常在填写合约,最常遇到的问题是,当别人做好一份留下给你填写空格的合约时,比如最喜欢在填空的地方加入下底线,好让你一眼看到这里是填空的地方,如果是要印出来填写就不管了,但如果是直接给你 Word 先填入相关资料的话呢?你会发现你在空格处填写后,下底线会被一刀二断,然后你再自己鸡婆的加入下底线,阿汤今天就来教大家该怎么製作一份让别人可以方便填写资料的 Word 表单,不要再单纯的留空给别人了,十个人填会有十种格式回来啊~

Word 互动式表单製作教学:

首先,我们就用最基础的资料填写做为示范,学成之后你就可以拯救世界了(误),学完后你就应能学以致用,活用在各种别请别人填写的表单里了。

製作一份让别人方便填写资料的 Word 表单,统一大家填写的格式

先给大家看一下,像这种留了下底线要给别人填写的内容,当别人填写后根本就是直接插入,还要自己删掉多余的空格,补回原本的底线,超麻烦。

这种最常见就是在合约的开头,「甲方 ____ 将帮乙方 _____ 抢劫银行」,当你填入后就还要修修补补。

首先,我们不需要任何的下底线,先都留空白,接下来我们来把「开发人员」功能呼叫出来,阿汤是使用 Office 2016 做为范例,在上方工具列任一空白处右键,点击「自订快速存取工具列」。

在右边的自订功能区会看到一个「开发人员」,勾选后按下确定。

然后上方就会看到「开发人员」区了,首先我们来製作一般填写文字的栏位。

比如,点一下姓名栏位要填入内容的地方,然后在开发人员里选择「纯文字内容控制项」(红框处)。

製作一份让别人方便填写资料的 Word 表单,统一大家填写的格式

就会看到有个基本的填写框了,往下再来教大家更进阶的内容编辑。

如果你想要修改框框内的提示文字,只要点击一下框框,再点上面的「设计模式」之后,就可以直接修改提示文字了。

另外,提示文字也可以依需求调整字型、大小及颜色等,修改完后再按一下设计模式就可以了。

最后别人看到表单内容时会长这样子,是不是比起留下底线好多了。

接下来为了统一大家填写的文字格式,我们可以自行来设定填入内容的格式,一样点一下输入框后,点击上方的「属性」。

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勾选「利用样式为您在空白控制项输入的文字设定格式」,然后点击新样式后,就可以在这里设定字型、字体大小、颜色等格式了。

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当别人填入内容时,就会依据你设定的格式来填入了。

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接下来往下都是相同的文字栏位,我们可以点一下姓名的那个文字控制项左上角,选取后按下 Ctrl + C 复製,再到电话及地址的填写位置 Ctrl + V 贴上即可,这样就只要再修改提示文字内容即可。

这样修改就快很多。

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至于生日的部份,开发人员的控制项中同样有个「日期选择器」,点选后就会创建一个日期的选择表单。

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当别人点击时就会出现这样的小日历可以选择使用。

另外日期同样可以透过属性来设定更多格式,像是文字格式,日期格式等。

另一个常用的就是「勾选框」要怎么让填写者可以勾选呢,同样在开发人员里有个「核取方块内容控制项」,选择后就会有勾选框了。

不过预设的核选内容是显示 X,大家应该会想要 O 或是打勾的图示。

同样的,进入属性后,在已核取符号那点击变更。

最后再选择你想要用的核取符号就可以啰。

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这样勾选框就变成了打勾图示了。

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如果选项是单选,阿汤会比较建议用下拉式选单,确保一次只能选择一个,同样的在开发人员区里选择下拉选单控制项后,进入属性编辑要加入的选择项目。

填写选项时,只要填写显示名称这个栏位即可。

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这样就完成下拉选单啰,是不是很简单,其实原理都一样,脱离不了选择控制项种类、进入设计模式修改提示文字,再透过属性控制填写内容格式等项目。

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最后的最后,辛苦弄半天的控制项,当然不希望别填写的人不小心误删了,或者除了空格以外的栏位被动到,那么,当你编辑好表单后,请点击开发人员区中的「限制编辑」(右边倒数第 2 个),然后在右侧栏里勾选第 2 项「编辑限制」并选择「填写表单」,再开启强制保护后,设定密码,这么一来当别人开启时,只能填写你所设定的栏位,其他内容都无法变动,就方便许多了,基本上一眼就能看到要去填哪。

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